Guide complet sur Trello

J’ai commencé à évoquer Trello chez Ifocop à Villeneuve d’Ascq dans le cadre d’une formation sur les outils collaboratifs. C’est sa facilité d’utilisation qui m’a convaincu de l’utiliser pour l’organisation et la planification de la formation Digital Learning ( version 1 en 2017) .

Trello ne me quitte plus désormais. En témoignent les multiples tableaux que j’ai créés fin 2018 / début 2019 pour le calendrier du Community Manager version 2019.

Alors qu’est ce que Trello ? C’est une solution de gestion de tâches qui permet de positionner les différentes activités à réaliser dans des colonnes. Cet outil n’est pas sans rappeler le système de gestion de projet Kanban qui utilise des listes et des cartes pour organiser vos tâches en un flux de travail cohérent. Mais il n’y pas ici de méthode unique. Trello fournit un outil : à vous d’organiser votre tableau en fonction de votre secteur d’activités, de votre méthode et principe  de travail.

Trello est un outil qui peut fonctionner comme un système de gestion de projet pour coordonner les tâches dans votre entreprise et les assigner aux collaborateurs.  A l’inverse, il peut aussi servir comme simple gestionnaire de taches ( liste personnelle de choses à faire). C’est vous qui voyez ! Trello nécessite – soyons honnête – peu de temps pour le maîtriser.

Je vous parle de projets sérieux – projet de digital learning –  mais vous pouvez utiliser cette solution pour organiser vos vacances à l’étranger, un anniversaire de mariage.  Il n’y a pratiquement aucune limite à ce que vous pouvez faire avec Trello. La seule limite c’est vous !

Dans ce tutoriel, nous passerons en revue les principaux éléments et fonctionnalités de l’application de Trello en 5 points. Celle ci n’aura plus de secret pour vous.

Point No 1 : Commencer par créer un tableau

Le point de départ est la création de votre tableau. Le tableau est votre projet dont vous allez décrire les taches à accomplir. Ce tableau est privé ( consultable par une seule personne), il peut aussi être public si vous créez un tableau ouvert à tous. Vous pouvez aussi le rendre collaboratif si vous associez certaines des activités à des personnes de votre équipe.

Point No 2 : Ajouter des listes

Dans une seconde étape, vous créez des listes. Ce sont des colonnes dans lesquelles vous allez répertorier toutes les activités ou taches à réaliser pour mener à bien votre projet.  Votre tableau de bord . Attention si vous ajoutez beaucoup de listes, votre tableau Trello perdra en lisibilité. Donc 6 à 8 colonnes seront suffisantes à la fois pour répertorier toutes les activités et les classer selon un ordre logique. Trello correspond à un vision du Kanban revue et corrigé dans lequel  les taches se décomposent en trois colonnes ( activités à faire, activités  commencées et activités terminées). L’atout de base de Trello est le drag and drop : vous glissez et déposez les activités d’une colonne à l’autre en fonction de l’avancement de celles ci.

Point No 3 : Ajouter des activités sous forme de cartes 

Ces activités ou cartes sont des taches à accomplir. Vous ajoutez les cartes les unes sous les autres. Elle s’empilent verticalement dans la liste ( colonne) correspondante. Vous décidez ou pas de détailler l’activité en détail. Je me sers de cette étape pour noter toutes les activités qui me viennent à l’esprit .. à l’image d’un brainstorming mais sans aller plus loin.

Point No 4 : Détailler chacune des activités

Vous remarquez – quand vous cliquez sur la carte ou activités – que celle ci s’ouvre en grand sur votre tableau Trello. Vous apportez plus de précisions sur l’activité à réaliser. Vous l’affectez à un membre de votre équipe ( Onglet Membres) le cas échéant. Vous déterminez une étiquette ( code couleur) pour l’activité en question. Il existe différents jeux de couleurs. C’est vous qui donnez un sens à la couleur de l’étiquette que vous attribuez à la tache en question. La couleur peut signifier un degré d’urgence ( rouge par exemple pour les taches urgentes), un service de l’entreprise ( bleu pour les RH, orange pour le marketing etc).

Autres informations liées aux activités 

• Checklist fonctionne comme un pense bête et permet de vérifier que l’activité a bien été réalisée.
• Date limite si vous souhaitez imposer une date butoir pour réaliser l’activité en question
• Pièces jointes pour rajouter des documents en lien avec votre activité
• Image de couverture si vous souhaitez intégrer une image de couverture pour votre activité

Actions possibles liées aux activités

• Déplacer … cette fonction permet de déplacer une carte d’une liste à une autre
• Copier .. cette action permet de dupliquer une carte ou activité
• Créer un modèle .. une carte devient un modèle pour créer d’autres cartes similaires.
• Suivre … pour suivre une activité, à l’image des notifications
• Archiver … une activité accomplie ne mérite pas d’être supprimée mais un simple archivage suffit pour la retrouver par la suite
• Partager … pour créer un lien ou intégrer cette carte sur une page web

Point No 5 : Afficher le Menu tout à droite de votre tableau Trello

Sur la droite de votre tableau Trello, vous remarquez un Menu de navigation. Dans la partie Basse de ce menu, vous retrouvez l’activité sur votre Trello et toutes les actions accomplies sur celui ci. A partir de ce menu, vous pouvez effectuer des actions comme :

• Retrouver tous les éléments de configuration de votre tableau ( paramètres du tableau, copier le tableau, imprimer et exporter). L’action Copier est essentielle. Si votre tableau est un tableau type d’un projet, vous pouvez créer un modèle que vous copierez à chaque début de projet.
• Changer le fond d’écran de votre tableau avec une couleur différente selon les gouts des participants au projet.
• Intégrer des stickers c’est à dire des émoticônes sur les activités de votre tableau. Ca donne un coté fun et sympa.
• On pourra bénéficier de fonctionnalités avancées sur le tableau avec Power-ups : votre tableau est connecté avec d’autres solutions comme Google Drive.

Pour infos, Trello est la propriété d’Atlassian.

Sources de l’article sur Trello

(n.d.). Outil : Comment S’organiser Avec Trello ? – Master Marketing. Master Marketing. Retrieved June 18, 2019, from https://www.quelmastermarketing.fr/2019/03/13/outil-comment-sorganiser-avec-trello/
(n.d.). Comment Utiliser Trello ? – Digital MYM. Digital MYM. Retrieved June 18, 2019, from https://digitalmym.com/comment-utiliser-trello/
(n.d.). 6 Manières D’organiser Ses Tâches Sur Trello – BDM. BDM. Retrieved June 18, 2019, from https://www.blogdumoderateur.com/exemples-trello/
, P.-C. (2015, October 21). 10 Astuces Pour Utiliser Trello Comme Un Chef – Presse Citron. Presse-Citron. Retrieved June 18, 2019, from https://www.presse-citron.net/10-astuces-pour-utiliser-trello-comme-un-chef-et-mieux-gerer-les-actions-de-votre-equipe/

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