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Quel cahier des charges pour votre LMS ! Le Guide pratique

Quel cahier des charges pour votre LMS ! Le Guide pratique

Dans cet article je souhaite passer en revue les principales questions à vous poser pour le choix et la mise en place du futur LMS de votre organisation. Avec pour objectif de réaliser un modèle de cahier des charges qui synthétisera l’ensemble de besoins actuels comme futurs pour votre LMS.

1. Connaitre le contexte de l’entreprise vis à vis du projet de LMS

Dans la réalisation du cahier des charges de votre LMS, vous devrez préciser les besoins de votre entreprise ?

Dans quel contexte réfléchit elle au projet de LMS ?

Quelles sont les contraintes de l’entreprise ?

Quels sont les métiers et le secteur d’activité de l’entreprise ?

Y a t-il des besoins spécifiques ? Des exigences particulières ?

Comment mesurez vous la qualité du travail réalisée par vos équipes ?

Avez vous mis en place des indicateurs de performance ?

Comment souhaitez vous vous en servir pour mesurer l’efficacité des actions ?

Pouvez vous décrire la population de votre entreprise ?

Est elle homogène dans sa répartition ?

Les collaborateurs ont ils tous accès à internet ?

2. Connaitre le contexte de l’entreprise en incluant toutes les parties prenantes dans la réflexion ( intelligence collective)

Mettons nous d’accord tout de suite. Vous n’êtes pas tout seul(e) sur le projet ?

Pour réussir la phase amont d’analyse de besoins, vous avez besoin de faire ressortir l’ensemble des besoins et de dégager les aspects essentiels.

Avez vous pensé à mettre en place des sessions de brainstorming ?

Pourquoi ne pas mettre en place des ateliers d’intelligence collective ?

En plus de réfléchir collectivement aux futures expériences apprenantes ces outils sont propices à des moments de partage et de cohésion.

Pour leur mise en place, les nouveaux outils et méthodes de réunions virtuelles à distance sont tout à fait adaptés.

LMS - cahier des charges

3. Recherchez vous un LMS, LXP, LMS …attention au jargon

L’Ed tech foisonne de solutions et de concepts toujours plus innovants les uns que les autres. Il faut se méfier des intitulés et focaliser exclusivement sur les fonctionnalités.

On parle de LMS assez « traditionnelles » mais aussi de LCMS lorsqu’on intègre l’outil auteur capable de créer des contenus au coeur du LMS.

Souhaitez vous pouvoir créer les contenus directement sur la plateforme ? A préciser dans le cahier des charges pour votre LMS …

D’autres fonctionnalités permettent de créer des expériences d’apprentissages variées

Souhaitez vous intégrer la dimension sociale ( votes ou partage par les pairs) ?

4. Chatbot, IA ou adaptative learning … Attention la pédagogie est le premier critère de choix

Évoquer les nouveaux outils et solutions ne doit pas éluder les vraies questions qui se posent quand on souhaite s’équiper de ces nouveaux outils.

Corollaire de ce qui est dit plus haut, les plateformes ont la possibilité de récupérer des données sur les apprenants, leurs besoins, leurs comportements, le temps qu’ils passent sur une leçon ou les difficultés qu’ils rencontrent. Ces données quand elles sont bien exploitées peuvent favoriser une vraie et forte personnalisation dans l’usage de la plateforme.

Souhaitez vous et surtout savez vous utiliser ces fonctionnalités ?

Savez vous que l’expérience d’apprentissage peut être réellement enrichie ?

Mettre en place de l’adaptative Learning ( qui est capable de créer des parcours personnalisés pour les stagiaires ) est il en phase avec la démarche pédagogique que vous avez choisie ?

Mettre en place des chatbot apporte il une réelle valeur ajoutée pour l’apprentissage ? Ou est il un simple gadget l’attention des apprenants ?

5. Recherchez la souplesse comme 1er critère de choix du LMS

Quels sont les critères dans votre choix du LMS ?

Recherchez vous la souplesse avec par exemple une page d’accueil personnalisable ?

Souhaitez vous ( à la manière de l’adaptive learning) scénariser vos formations avec des parcours pédagogiques définis avec une grande précision en fonction des profils d’apprenants.

Il est aussi possible de rendre visible le catalogue de formation avant inscription, ou après identification pour les stagiaires.

Qui décide d’affecter les formations aux étudiants ?

Souhaitez vous les laisser agir eux-mêmes pour choisir les cours dans le catalogue ?

Sur le LMS vous avez la possibilité de créer différents types de parcours entre ceux obligatoires, ceux personnalisés en fonction des profils et par exemple ceux en libre accès.

6. Recherchez vous la simplicité et l’ergonomie comme second critère de choix du LMS

Au de la souplesse évoquée plus haut, un autre critère de plus en plus plébiscité est l’accessibilité et la facilité de prise en main par les apprenants : s’ils ne sont pas séduits par l’outil, ils ne seront pas incités à se former et n’utiliseront pas ou mal la solution. L’ergonomie peut garantir que les apprenants aillent au bout de leur formation car l’outil séduit par son coté intuitif.

Autre question : la solution LMS choisie est elle responsive ? 

Les apprenants peuvent ils apprendre facilement depuis leur mobile ?

Il faut donc au final repenser l’expérience utilisateur que l’on appelle expérience apprenante pour répondre aux attentes des stagiaires.

Et justement dans votre choix, ne pas répondre aux nouvelles attentes des stagiaires qui affectionne particulièrement la simplicité d’utilisation est une erreur fondamentale.

7. Le critère économique est-il capital pour choisir le LMS ?

Après avoir réalisé le cahier des charges pour un LMS … Vous allez choisir une plateforme …

Serez vous facturé(e) sous forme d’abonnement ?

Serez vous facturé(e) par nombre d’utilisateurs et d’apprenants visés ?

Quel est le montant des frais de mise en place ?

8. Le LMS devra t-il s’interfacer avec le SIRH ou le TMS de l’entreprise ?

Il est rare que le LMS existe de façon autonome et ne soit pas interfacé avec des progiciels SIRH ou des CRM.

Est ce le cas dans votre entreprise ? Avez vous un SIRH ? Le LMS fait il partie d’une stratégie plus globale de Digital Learning ?

9. Les contenus sont la clé des LMS de demain

Souhaitez vous une solution capable d’offrir une variété de formats pédagogiques ?

Souhaitez vous intégrer des vidéos ? Des vidéos animées ? Interactives ?
Souhaitez vous créer des contenus Rich Media intégrant facilement de la vidéo.

Avez vous tendance à synchroniser les vidéos avec vos présentations powerpoint de façon à enrichir encore plus vos sessions présentielles.

En général les contenus riches et engageants ont un effet immédiat sur les taux de consultation des contenus.
Souhaitez vous intégrer des quiz pour augmenter l’engagement et la motivation de vos stagiaires ?
Pouvez vous avec votre LMS créer des modules de formation interactifs, avec vidéos et voix off ? 

10. Big Data, IA, Chatbot et adaptative learning : n’oubliez pas la sécurité de vos données

Nous l’avons déjà évoqué plus haut. L’Edtech sous toutes ces formes ( Big Data, IA ou chatbot ) ne doit pas négliger la dimension pédagogique mais aussi les questions autour de la sécurité informatique.

Ainsi vos serveurs sont ils sécurisés ? Quels usages faites vous des données que vous collectez ? En somme votre organisation est elle mature dans le traitement et l’usage des données.

La grande quantité d’informations et de données personnelles qui circulent obligent à anticiper les risques liés à la sécurité informatique.

Mieux vaut prévenir que guérir !

11. Le reporting et le learning analytics font ils partie de vos critères de choix du LMS ?

Quand vous commencez à mettre en place un LMS votre niveau d’exigence grandit au fur et à mesure de votre maîtrise de l’outil. Si au départ vous êtes sensible aux à l’ergonomie, à la qualité des contenus .. la clé de la qualité d’une plateforme sera la qualité et précision du reporting ?

Un reporting est il disponible sur la plateforme ?

Pouvez vous suivre l’apprentissage de vos apprenants, leur performance et la façon dont ils utilisent les contenus

12. Le choix et le suivi du prestataire dans le cahier des charges de votre LMS

Vous avez fait le tour de vos besoins et vous avez réalisé votre cahier des charges ?

Vous avez choisi votre prestataire. Le plus difficile commence.

Comment votre prestataire va t-il vous garantir la meilleure performance dans le temps ? Comment va t-il assurer la nécessaire évolutivité et la flexibilité de sa solution ?

Est il déjà en mesure de faire évoluer ces services ? Avez vous évoqué avec lui ces différents points ?

Avez vous pris contact avec d’autres clients de la solution ? L’historique avec le prestataire est il à leur avantage ?

Dans la philosophie d’UniversityRH, nous vous avons mis sur la voie de Chamilo …une partie du chemin a été accomplie … si vous souhaitez être accompagné(e) sur la mise en oeuvre concrète de votre projet .. Prenez contact avec moi ! 

Sources

(n.d.). Choisir Son LMS En 2019: 6 Aspects à Envisager – Caramel Consulting. Caramel Consulting. Retrieved April 2, 2020a, from https://www.caramel-consulting.com/index.php/2019/02/03/choisir-sa-plateforme-digitale-en-2019-6-aspects-a-envisager/

(n.d.). 5 Clés Pour Réussir Son Déploiement LMS (Partie 1 : La Conception Du Projet). Syfadis. Retrieved April 2, 2020b, from https://www.syfadis.fr/5-cles-reussir-deploiement-lms-partie-1-conception-projet/

(n.d.). Rédiger Le Cahier Des Charges D‘un Projet De Digital Learning|Rédiger Le Cahier Des Charges D’un Projet De Digital Learning|Rédiger Le Cahier Des Charges D‘un Projet De Digital Learning|Rédiger Le Cahier Des Charges D’un Projet De Digital Learning|Rédiger Le Cahier Des Charges D‘un Projet De Digital Learning|Rédiger Le Cahier Des Charges D’un Projet De Digital Learning. Dokeos. Retrieved April 2, 2020c, from https://www.dokeos.com/fr/comment-rediger-cahier-des-charges-projet-digital-learning/

(n.d.). Le Rôle Du Cahier Des Charges Dans Un Projet Digital Learning. Le Formateur Du Web. Retrieved April 2, 2020d, from https://www.formateurduweb.fr/le-role-du-cahier-des-charges-dans-un-projet-digital-learning/

(n.d.). Six Critères Pour Choisir Un LMS. Dokeos. Retrieved April 2, 2020e, from https://www.dokeos.com/fr/six-criteres-pour-choisir-un-lms/

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Consultant innovateur dans le domaine des RH et des TIC, Stéphane Poignant décrypte via sa plateforme, l’impact du digital et du numérique sur la fonction RH. Concepteur, formateur au CEPRECO (CCI de Lille), chez IFOCOP, CESI, PIGIER, il est chargé d'enseignement au CNAM de Lille. Stéphane Poignant a créé et a animé Indice RH, site Média de référence dans les Ressources Humaines durant une dizaine d’années.

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