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Tutoriel complet sur Google Docs

Tutoriel complet sur Google Docs
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Google DocsSelon Wikipedia la suite bureautique de Google, disponible via Google Drive, inclut Google Docs mais aussi Sheets ( tableur) et Slides ( présentation). Pourquoi réaliser un tutoriel complet sur Google Docs ? Parce que cette solution est de plus en plus prisée des entreprises qui n’hésitent pas à basculer du Pack Office de Microsoft vers la Suite Google ( G – Suite ) pour des raisons de coût et d’efficacité.

Google Docs est un outil de traitement de texte en ligne qui dispose de nombreuses fonctionnalités et qui de plus est accessible directement dans le cloud. Vous ne prenez plus le risque de perdre vos données car celles ci sont sauvegardées automatiquement. En plus de ces atouts dans le domaine de la bureautique, l’outil propose également le partage de fichiers et le travail collaboratif entre utilisateurs / collaborateurs. Ces particularités offrent une expérience utilisateurs de premier plan que la popularité de l’outil ne vient pas démentir.

Ce tutoriel sera enrichi au fil du temps avec la possibilité d’obtenir le support de formation sur les outils collaboratifs.

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Bien débuter sur Google Docs

Il s’agit d’abord d’accéder à Google Docs, puis de créer un premier document. Ensuite il faudra comprendre comment saisir le texte au cœur du document, comment ensuite le sélectionner puis le mettre en forme. A l’issue de cette étape, vos premiers pas sur l’outil de traitement de texte seront réussis.

Mettre en forme le texte

Vous venez de créer votre texte sur l’outil. Vous pouvez l’enrichir en ajoutant la règle, en créant une liste de puce, en modifiant l’apparence de votre texte avec par exemple 1, 2 voire 3  colonnes, en créant une bordure sur un paragraphe, en enrichissant vos paragraphes d’une couleur. Toutes les subtilités d’un outil bureautique se retrouvent ici comme la modification des interlignes, des espaces. Au final, vous pourrez choisir votre propre mise en forme, la copier coller ou même la supprimer si vous souhaitez repartir de zéro.

D’autres étapes existent pour ensuite insérer des images, des tableaux et surtout améliorer la forme des documents.

Utiliser la solution pour du travail collaboratif

google-docs-partageGoogle Docs est intéressant car vous pouvez facilement partager un document, gérer les commentaires, exploiter le potentiel du du mode Suggestion mais aussi envoyer un document par e-mail, l’exporter.

Dans le cadre de mon activité de curation, j’ai effectué une veille sur Google Docs avec la bibliographie proposée ci dessous

1. Google Docs vous permet de déplacer du texte dans un document sans recourir au copier-coller
2. Votre texte doit-il être un peu plus grand ou un peu plus petit ?
3. Il vous permet de copier le formatage d’une zone de texte et l’appliquer à une autre.
4. Il affiche via le menu Aide / Raccourcis clavier tous les raccourcis et donc toutes les fonctions disponibles
5. Il vous permet de transformer vos paroles en texte.
6. La fonction saisie vocale de la solution vous permet également d’énoncer des commandes pour les formes courantes de ponctuation et de formatage des paragraphes.
7. La fonction saisie vocale de Docs vous permet de réaliser une transcription complète de vos enregistrements audio.
8. Il vous permet d’effectuer toutes vos recherches sans sortir de votre document.
9. Pour les utilisateurs de Google Photos, il vous permet d’ajouter facilement des images depuis votre collection de photos directement dans vos documents.
10. Il a son propre outil pour éditer et recadrer des images.
11. Il  vous permet de rechercher la signification / définition d’un mot
12. Il  vous permet d’accéder à vos notes réalisées avec Keep sans sortir de votre document
13. Il  vous propose via le menu Outils / Traduire le document vous permet de traduire vos documents
14. Il  vous permet de taguer d’autres utilisateurs via les commentaires
15. Vous pouvez envoyer par e-mail n’importe quel message aux collaborateurs tout comme le contenu du document
16. Vous pouvez envoyer une copie de votre document à quelqu’un par courriel sans l’ajouter comme collaborateur
17. Il peut transformer n’importe quel document en une page Web dynamique et fonctionnelle
18. Il  vous permet d’envoyer à quelqu’un un lien vers une version PDF de votre document
19. Vous pouvez utiliser une astuce similaire pour transformer votre document en un modèle pour l’utilisation continue par d’autres personnes :
20. Avec Google Docs vous pouvez ajouter une signature électronique à vos documents
21. Utiliser sur l’outil le remplacement automatique pour remplacer un mot par un autre
22. Sur l’outil vous pouvez réduire la taille des barres de menu pour gagner plus d’espace sur votre document de traitement de texte
23. Sur Google Docs vous pouvez ajouter des signets pour faciliter la lecture de votre document
24. Il vous permet d’afficher les fichiers texte
25. Il permet aux utilisateurs d’écrire et de modifier du texte à l’aide de commandes vocales
26. Il vous permet de voir qui a modifié le document via l’historique des versions
27. Il vous permet de mentionner un collègue dans un commentaire
28. Sur Google Docs vous pouvez désactiver les notifications pour ne plus recevoir de commentaires
29. Il vous permet de rechercher des options supplémentaires à partir de l’aide
30. Sur Google Docs vous pouvez ajouter des images rapidement
31. Il  propose la création et l’édition hors ligne pour tous ses utilisateurs, grâce à la fonction Hors connexion
32. Partager des fichiers entre Google Docs, Dropbox ou OneDrive peut vite devenir une tâche pénible.
33. Il  est le composant de traitement de texte de la suite bureautique en ligne de Google
34. Il  vous permet de créer un nouveau document vierge ou de choisir un modèle
35. Google enregistre automatiquement vos documents sur votre Google Drive
36. Il  stocke vos documents sur Google Drive et vous permet ensuite de les télécharger
37. Vous pouvez envoyer par email un document Google
38. Sur Google Docs vous pouvez partager un document Google
39. Vous pouvez suivre les modifications dans Google Docs via l’historique des versions
40. Il  prend en charge trois modes différents: Edition, Suggestion et Affichage
41. Vous pouvez imprimer à partir de Google Docs
42. Il vous permet de créer une table des matières
43. Il vous permet de supprimer une mise en forme

Bibliographie

(n.d.). Google Docs : 10 Fonctionnalités Pour En Tirer Le Meilleur Parti. PaperGeek. Retrieved June 18, 2019, from https://www.papergeek.fr/google-docs-fonctionnalites-pour-en-tirer-le-meilleur-parti-586623
(n.d.). Retrouvez En Quoi Google Docs Peut Vous Aider Au Quotidien. Retrieved June 18, 2019, from https://www.linkedin.com/pulse/retrouvez-en-quoi-google-docs-peut-vous-aider-au-fabrice-faucheux/?published=t
, tipsandtrics.com. (1970, January 1). Qu’est-ce Que Google Docs Et Comment L’utiliser – Tipsandtrics.com. Fr.tipsandtrics.com. Retrieved June 18, 2019, from https://fr.tipsandtrics.com/what-is-google-docs-762326
Vicente, M. (n.d.). Découvrez 13 Astuces Pour Profiter Au Mieux De Google Doc. Tech Advisor. Retrieved June 18, 2019, from https://www.techadvisor.fr/tutoriel/ordinateurs/astuces-google-docs-3690234/#toc-3690234-1

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Consultant innovateur dans le domaine des RH et des TIC, Stéphane Poignant décrypte via sa plateforme, l’impact du digital et du numérique sur la fonction RH. Concepteur, formateur au CEPRECO (CCI de Lille), chez IFOCOP, CESI, PIGIER, il est chargé d'enseignement au CNAM de Lille. Stéphane Poignant a créé et a animé Indice RH, site Média de référence dans les Ressources Humaines durant une dizaine d’années.

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