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Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir optimiser votre compte Gmail :

  • Pour améliorer votre productivité : en organisant votre boîte de réception et en utilisant des outils de gestion du temps, vous pouvez gagner du temps et être plus efficace dans votre travail.
  • Pour protéger votre compte : en configurant des mesures de sécurité, comme l’authentification à deux facteurs, vous pouvez aider à protéger votre compte contre les tentatives de piratage.
  • Pour améliorer l’expérience utilisateur : en personnalisant votre compte et en utilisant des outils pour filtrer les e-mails indésirables, vous pouvez rendre votre expérience de lecture des e-mails plus agréable.
  • Pour économiser de l’espace de stockage : en archivant ou en supprimant régulièrement les e-mails inutiles, vous pouvez éviter de remplir votre boîte de réception et de manquer d’espace de stockage.

obsidian - optimiser son gmail

Voici 7 bonnes raisons d’optimiser Gmail pour bien commencer l’année.

Annuler l’envoi d’un mail avec Gmail

Annuler l'envoi d'un mail avec GmailIl est possible d’annuler l’envoi d’un e-mail avec Gmail en utilisant la fonctionnalité “Annuler l’envoi” dans les paramètres avancés de l’application Gmail. Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Ouvrez l’e-mail que vous souhaitez annuler dans l’application Gmail.

2. Cliquez sur le bouton “Modifier” dans le coin supérieur droit de la fenêtre de l’e-mail.

3. Cliquez sur “Paramètres avancés” dans le menu déroulant qui apparaît.

4. Cochez la case “Annuler l’envoi” dans la section “Paramètres avancés” et en choisissant le délai d’annulation de l’email ( 10, 20 ou 30 secondes)

5. Cliquez sur “Enregistrer les modifications” pour enregistrer les changements.

Notez que vous devrez agir rapidement après avoir cliqué sur “Envoyer” pour que cette fonctionnalité fonctionne correctement. La fenêtre de confirmation “Annuler l’envoi” ne reste ouverte que pendant une courte période de temps. Si vous manquez cette fenêtre, vous ne pourrez pas annuler l’envoi de l’e-mail.

Optimiser votre Gmail en créant des réponses standardisées sur Gmail

Voici comment créer des réponses standardisées dans Gmail :

1. Ouvrez Gmail et cliquez sur l’icône “Roue dentée” en haut à droite de l’écran.
2. Sélectionnez “Voir toutes les options de configuration” dans le menu déroulant.
3. Dans la section “Avancé“, cliquez sur “Gérer les réponses standardisées”.
4. Cliquez sur “Nouvelle réponse standardisée” pour créer une nouvelle réponse.
5. Saisissez le sujet et le contenu de votre réponse standardisée dans les champs appropriés.
6. Cliquez sur “Enregistrer” pour enregistrer votre réponse standardisée.

Pour utiliser une réponse standardisée, composez un nouveau message et cliquez sur l’icône “Réponses standardisées” en haut de l’écran. Sélectionnez la réponse standardisée que vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant. Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier “Shift + i” pour insérer une réponse standardisée dans votre message.

Programmer l’envoi d’un mail avec Gmail

Programmer l'envoi d'un mailIl est possible de programmer l’envoi d’un e-mail avec Gmail en utilisant la fonctionnalité “Envoi différé” dans les paramètres avancés de l’application Gmail. Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Ouvrez l’e-mail que vous souhaitez programmer dans l’application Gmail.

2. Cliquez sur le bouton “Modifier” dans le coin supérieur droit de la fenêtre de l’e-mail.

3. Cliquez sur “Paramètres avancés” dans le menu déroulant qui apparaît.

4. Dans la section “Envoi différé“, sélectionnez l’heure et la date à laquelle vous souhaitez que l’e-mail soit envoyé.

5. Cliquez sur “Enregistrer les modifications” pour enregistrer les changements.

Lorsque la date et l’heure de l’envoi différé approcheront, l’e-mail sera automatiquement envoyé à l’adresse ou aux adresses spécifiées dans le champ “À” de l’e-mail. Notez que vous devez être connecté à votre compte Gmail et que l’application doit être ouverte pour que l’e-mail soit envoyé à l’heure prévue.

Optimiser votre compte Gmail en créant des filtres

Créer des filtres sur GmailIl y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir créer des filtres dans votre compte Gmail :

1. Pour organiser votre boîte de réception : vous pouvez créer des filtres pour trier automatiquement vos e-mails en fonction de critères spécifiques, comme l’expéditeur, le sujet, ou les mots clés. Cela peut vous aider à mieux gérer votre temps et à accéder rapidement aux e-mails importants.

2. Pour bloquer les spams : vous pouvez créer des filtres pour bloquer les e-mails indésirables, comme les spams ou les pourriels, et les envoyer directement dans la boîte de spam ou de courrier indésirable.

3. Pour personnaliser votre expérience de lecture : vous pouvez créer des filtres pour mettre en surbrillance ou étiqueter les e-mails importants, pour les trouver plus facilement plus tard.

4. Pour automatiser certaines tâches : vous pouvez utiliser les filtres pour effectuer des actions automatiques sur vos e-mails, comme les marquer comme lus, les archiver, ou les envoyer à un dossier spécifique..

Ignorer une conversation sur Gmail

Ignorer une conversationPour ignorer une conversation sur Gmail, vous pouvez cliquer sur la case à cocher située à côté du message et sélectionner “Ignorer la conversation” dans le menu déroulant “Plus“. Cela masquera la conversation de votre boîte de réception et la déplacera vers l’onglet “Ignoré” de votre compte Gmail.

Vous pouvez également utiliser cette option pour arrêter de recevoir des notifications pour cette conversation. Si vous changez d’avis et que vous souhaitez afficher à nouveau la conversation, vous pouvez la trouver dans l’onglet “Ignoré” et la déplacer vers l’onglet “Boîte de réception” en utilisant le menu déroulant “Plus” et en sélectionnant “Ne pas ignorer la conversation”.

 

Utilise des libellés sur Gmail

Les libellés de Gmail sont des étiquettes qui vous permettent de catégoriser vos messages et de les organiser de manière plus efficace. Vous pouvez créer et appliquer autant de libellés que vous le souhaitez à vos messages, et vous pouvez également utiliser des couleurs pour les différencier visuellement.

Voici comment utiliser les libellés dans Gmail :

1. Ouvrez votre compte Gmail et sélectionnez le message auquel vous souhaitez appliquer un libellé.

2. Cliquez sur le menu déroulant “Plus” et sélectionnez “Modifier le libellé” dans le menu.

3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le libellé que vous souhaitez utiliser ou créez un nouveau libellé en utilisant le champ de saisie “Nouveau libellé“.

4. Cliquez sur “Enregistrer” pour appliquer le libellé au message.

Vous pouvez également utiliser les libellés pour filtrer vos messages et afficher uniquement ceux qui portent un certain libellé. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet “Libellés” dans le volet de gauche de votre boîte de réception, puis sélectionnez le libellé que vous souhaitez afficher.

Les libellés de Gmail sont une fonctionnalité très pratique qui vous permet de mieux organiser vos messages et de les retrouver plus facilement.

Optimiser votre compte Gmail en activant la réponse automatique

Activer la réponse automatique quand tu pars en vacancesVoici comment activer la réponse automatique sur Gmail :

  1. Connectez-vous à votre compte Gmail et accédez à votre boîte de réception.
  2. Cliquez sur l’icône de roue dentée en haut à droite de l’écran pour accéder aux paramètres de votre compte.
  3. Dans le menu de gauche, sélectionnez l’onglet “Voir tous les paramètres de l’application“.
  4. Dans la section “Compte et importation”, cliquez sur le lien “Réponse automatique”.
  5. Activez l’option “Répondre à tous les messages” en cochant la case à côté.
  6. Saisissez le message de réponse automatique que vous souhaitez envoyer dans la zone de texte “Message de réponse automatique”.
  7. Si vous le souhaitez, vous pouvez également spécifier une plage de dates pendant lesquelles la réponse automatique sera active en utilisant les options “Du” et “Au”.
  8. Cliquez sur “Enregistrer les modifications” pour activer la réponse automatique.

Vous pouvez à tout moment désactiver la réponse automatique en suivant les mêmes étapes et en décochant la case “Répondre à tous les messages”.

Bien sur d’autres fonctionnalités existent comme …

Autodétruire un mail envoyé après avoir été lu par son destinataire sur Gmail
Bloquer sa boite de réception pendant un laps de temps
Réduire les spams en les signalant dès réception
Supprimer les fichiers volumineux joints à vos emails sur Gmail
Supprimer les messages restés en mode brouillon
Vider la corbeille une fois les messages supprimés
Se désabonner des newsletters que vous ne lisez pas
Ignorer une conversation sur Gmail
Activer la réponse automatique sur Gmail
Utilise des libellés sur Gmail

Envie d’etre plus efficace ?

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