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Posez vous les bonnes questions avant de créer votre propre chatbot RH !

Posez vous les bonnes questions avant de créer votre propre chatbot RH !

Vous souhaiter créer votre propre chatbot RH. Dans cet espace, je vais passer en revue les principales interrogations et remarques autour de la mise en place de ChatbotsRH. Ainsi après ce travail de questionnement et d’analyse vous serez à même d’avancer sur la mise en place de votre agent conversationnel RH et d’accélérer la digitalisation de la fonction RH.

De quoi parlons nous ? 

Il vous faudra d’abord bien comprendre ce qu’est ce qu’un Chatbot ?
Un Chatbot RH est défini pour 4 types d’usages. Il est composé de « Chat » et de « bot » pour robot, c’est un  «agent conversationnel » qui simule une conversation dans un langage naturel.
Autrement dit, c’est un logiciel automatisé qui peut mener des conversations orales ou écrites et échanger des informations en temps réel avec l’utilisateur. Pour certains le chatbot se limiterait à être une FAQ personnalisable. Quoi qu’il en soit, il ne peut pas être confondu avec l’intelligence artificielle.

Créer votre propre chatbot RH : commencer par en comprendre le fonctionnement

Pour les entreprises qui développent ce type d’outil, il faut être capable de donner des réponses très précises ce qui suppose un long temps de paramétrage.
Le chatbot peut être de deux natures différentes soit un moteur sur la base de l’intelligence artificielle soit un moteur de moteurs « de règles » préétablies
Le chatbot n’existe qu’au travers des scénarios possibles définies par l’entreprise
Il permet de délivrer immédiatement un premier niveau de réponse
Le chatbot  a vocation à délivrer des réponses à des questions simples, généralement d’ordre administratif, répétitives et non personnalisées
Le chatbot  n’a pas vocation à répondre à des questions complexes
L’enjeu pour les entreprises est donc de donner une véritable personnalité au chatbot

Paradoxe des Chatbots RH 

Il est paradoxal de voir que les collaborateurs ou candidats se dévoilent plus facilement à un chatbot qu’à leur propre médecin
Peut-on avoir l’illusion qu’on parle à un humain lorsqu’on est sur un chatbot textuel ?
Les entreprises ne risquent-elles pas de privilégier les candidats passés par le chatbot plutôt que les candidatures traditionnelles ?

Créer votre propre chatbot RH dans le  recrutement: une expérience Candidat plus riche

Le chatbot textuel de type FAQ est celui qui fonctionne le mieux dans le domaine du recrutement.
Il existe toutefois différentes sortes de chatbots de recrutement.
Les chatbots de recrutement apportent de nombreuses informations RH informelles appréciées par les candidats.
Dans certains cas, les candidats ont la possibilité de cliquer sur un lien qui les envoie sur Facebook Messenger : ensuite ils participeront à un jeu interactif basé sur de simples questions-réponses et agrémentés de gifs, de photos et de sons.
Les chatbots de recrutement permettent aussi d’apporter des réponses claires et rapides à des interrogations “non corporate
Pour le recrutement, le chatbot peut consister à récupérer des informations sur les candidats et à faire passer différents tests ou bien à fournir des recommandations
On voit bien que le Chatbot RH est un atout pour la marque employeur car pour les entreprises il y a la volonté d’interagir au mieux avec les candidats. Elles ont la volonté de proposer aux candidats une expérience de recrutement singulière ludique et humanisante.

Créer votre propre chatbot RH pour une meilleure expérience Collaborateur

L’avenir des chatbots réside dans cette faculté à accompagner de manière individualisée un candidat devenu collaborateur tout au long de sa carrière
Certaines sociétés comme Daveo ont lancé leur chatbot RH avec la volonté de fluidifier les échanges entre salariés et DRH
Le chatbot a ainsi un double usage en mettant l’IA au service de l’entreprise comme des salariés
Il est pensé pour les salariés : de ce fait il réinvente le modèle classique de l’entreprise et insuffle une nouvelle culture d’entreprise avec plus d’autonomie des collaborateurs
Le Chatbot a fait son entrée dans les services RH en partant du principe que les employés sont les premiers clients de l’entreprise. Ce n’est donc pas un gadget mais un nouveau collaborateur .. n’est il pas un ambassadeur de l’expérience employé ?
En facilitant la circulation de l’information de manière personnalisée, il permet un gain de temps considérable pour les responsables RH.         Le chatbot identifie les informations manquantes et peut ensuite améliorer les processus en interne.  Il collecte des données sur les employés pour créer des processus plus efficaces
Le succès d’un projet Chatbot RH suppose d’abord une bonne adhésion utilisateur et de bien cibler à la fois le besoin et le périmètre des utilisateurs.
Le projet Chatbot RH ne peut réussir qu’avec une bonne organisation de la filière RH, une bonne gestion de la donnée dans les entreprises.
Le chabot RH est à l’écoute des dysfonctionnements RH en recueillant et analysant des données : il crée chez les RH un nouveau rôle de coach et d’accompagnateur des collaborateurs.
L’agent conversationnel est plus évocateur pour les générations Y et Z grâce à une communication plus adaptée, rapide et fiable.
Il est aussi disponible aux 24h/24, 7J/7 pour apporter une réponse courte et en temps réel à des questions RH
Le chatbot n’a pas vocation à remplacer l’humain mais à libérer du temps dans un meilleur accompagnement des collaborateurs
En fournissant des réponses rapides et personnalisées, ils rendent les communications internes entre les employés plus rapides et plus faciles
Ils peuvent notamment pour l’EAEA et la revue annuelle de performance aider à l’accumulation de données précises des employés.

Tous les types d’entreprises peuvent elles mettre en place un chatbot RH ? 

Un Chatbot RH répond aux attentes des PME comme des Grands Groupes
Une structure comme le CISIRH a testé un chatbot dédié a la gestion RH dans la fonction publique. Ce n’est donc pas l’apanage du secteur privé.

Dans la philosophie d’UniversityRH, nous vous avons mis sur la voie du Chatbot RH …une partie du chemin a été accomplie … si vous souhaitez être accompagné(e) sur la mise en oeuvre concrète de votre projet .. Prenez contact avec moi ! 

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Consultant innovateur dans le domaine des RH et des TIC, Stéphane Poignant décrypte via sa plateforme, l’impact du digital et du numérique sur la fonction RH. Concepteur, formateur au CEPRECO (CCI de Lille), chez IFOCOP, CESI, PIGIER, il est chargé d'enseignement au CNAM de Lille. Stéphane Poignant a créé et a animé Indice RH, site Média de référence dans les Ressources Humaines durant une dizaine d’années.

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