Optimiser Outlook dans la gestion de vos e-mails

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Outlook d’un coté, Gmail de l’autre, voici un combat de chef entre les deux clients mails de référence. L’e-mail fait partie des outils de communication au même titre que le smartphone, le téléphone ou le SMS. . L’enjeu ici est de maintenir une certaine efficacité dans le traitement de vos courriers électroniques pour en faire un allié dans la gestion de votre temps et de votre efficacité.

astuces outlook

La découverte commencera naturellement par Outlook, l’outil de Microsoft. La question ici : Comment communiquer et planifier des activités à l’aide d’un service de messagerie web et gestionnaire d’informations. L’utilisation d’Outlook comme gestionnaire d’e-mails se traduira d’abord par le nécessaire suivi de ceux-ci. Ensuite, les e-mails sont une mine d’or car ils contiennent de nombreux contacts qu’il vous faudra organiser et gérer. Ensuite la gestion vise aussi la possibilité de gérer et planifier vos activités et rendez vous .

Étape 1 : Gérer et Assurer le suivi des mails sur Outlook

▪ Personnaliser le ruban et les affichages
▪ Organiser le classement et l’archivage de ses mails
▪ Créer et alimenter une mailing list
▪ Créer des modèles pour gagner du temps
▪ Transformer un message en rendez-vous ou en tâche
▪ Afficher un message d’absence
▪ Utiliser les options de diffusion (CC ; CCI) de façon adaptée
▪ Synthétiser et structurer ses idées dans un mail
▪ Utiliser les règles de rédaction et envoi de mails pour communiquer

Étape 2 : Gérer les contacts générés sur Outlook

▪ Créer un nouveau contact / groupe de contacts
▪ Catégoriser les contacts
▪ Partager les contacts (import / export)

Étape 3 : Planifier les activités sur votre boite mail Outlook

▪ Planifier des rendez-vous et réunions ponctuels
▪ Planifier des activités périodiques, avec rappels
▪ Catégoriser les activités à l’aide des couleurs
▪ Partager et synchroniser des agendas
▪ Assurer le suivi de tâches