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Guide d’utilisation de Mailchimp, outil de référence pour créer et envoyer des newsletters

Guide d’utilisation de Mailchimp, outil de référence pour créer et envoyer des newsletters
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Mailchimp – Si vous naviguez dans les sphères du Web, vous avez surement entendu parler des lettres d’informations aussi appelées Newsletters. La newsletter et ses variantes – mailing-list, autorépondeur – permet entre autres aux entreprises de développer leur business.

Ces outils sont incontournables car si on résume bien, un internaute peut atterir sur un site Web seulement de deux façons : soit par le référencement ( SEO/ SEA) soit par le biais de son email via la newsletter. Pour accroitre votre visibilité sur la toile, l’email est donc encore aujourd’hui stratégique.

Dans ce guide, je vous propose de passer en revue toutes les étapes depuis la réalisation jusqu’à l’envoi réussi de votre newsletter et de répondre aux questions suivantes :

  • Qu’est ce qu’une liste d’abonnés ?
  • Qu’est ce qu’une campagne ?
  • Comment puis je connecter Mailchimp à mon site / blog pour récupérer des inscriptions à la Newsletter ?
  • Comment personnaliser une newsletter et faire en sorte qu’elle fasse mouche ?
  • Quelle est la procédure à suivre pour envoyer imméditament la première newsletter ou la programmer dans le temps ?
  • Comment effectuer un tracking ou suivi de ma newsletter et évaluer son réel impact ?

De manière générale je propose Mailchimp lors de mes formations car l’outil est assez intuitif. Même si vous n’étes pas familiarisé(e) avec la langue anglaise, le nombre de termes à connaitre n’est pas rédhibitoire. Par ailleurs, l’outil est simple d’utilisation à supposer de bien respecter les étapes de création. Mailchimp est par ailleurs gratuit jusqu’à 2000 abonnés et pour un maximum de 12 000 emails par mois : largement suffisant pour des structures de petite taille. Mailchimp ” n’est pas seul au monde ” puisqu’il peut s’interfacer avec Slack et même WordPress. Sans oublier l’éditeur “drag and drop” qui vous permet de créer des newsletters sans connaissances particulières en html ou CSSS. 

1. Les atouts de Mailchimp pour créer votre Newsletter

2. S’inscrire sur Mailchimp

3. Présentation générale de Mailchimp : tableau de bord

4. Créer des listes d’abonnés sur Mailchimp

5. Créer un formulaire d’inscription à vos listes d’abonnés 

6. Créer votre première campagne d’emails ( newsletter)

7. Créer une Newsletter à partir de vos flux RSS

8. Créer une serie d’emails automatiques sous Mailchimp: marketing automation

9. Analyser les résultats de votre campagne d’emails

10. Bonus : Mailchimp est en anglais … lexique Anglais / Francais

Allez c’est parti, partons à la découverte de ce formidable outil qu’est Mailchimp. Dans ce tutoriel, nous allons à l’essentiel mais l’essentiel est de vous mettre sur la voie et ensuite à vous de faire le reste.

 Les atouts de Mailchimp pour créer votre Newsletter

MailChimp   Vous avez l’ambition d’envoyer une newsletter à vos contact ( prospects comme clients). Vous avez un nombre importants de contacts qui dépasse désormais la centaine. Plutôt que d’exploiter votre client mail en envoyant le même email à tous vos contacts avec votre seul email visible et tous les emails de vos contacts en Cci (copie carbone invisible) d’autres solutions existent.  MailChimp en fait partie.

En dehors des atouts à la fois visuels ( vous pouvez créer une newsletter avec un large éventail de choix) et statistiques (taux d’ouverture de la newsletter, taux de clics ) MailChimp prévoit des tarifs progressifs adaptés à l’usage de chacun. Vous pouvez donc créer des listes d’abonnés contenant moins de 2000 personnes et envoyer jusqu’à 12000 emails par mois… gratuitement. Seul bémol, Mailchimp n’est pas french friendly pour les refractaires à la langue de shakespeare.

S’inscrire sur Mailchimp

mailchimp-accueil

 Pour s’inscrire sur MailChimp, il faut d’abord se connecter sur le site:  https://mailchimp.com/

Ensuite, vous prendre le temps de choisir un nom d’utilisateur puis un mot de passe. Bien évidemment, il vous faudra ensuite confirmer votre inscription en vous connectant sur votre boite mail et en cliquant sur le lien que vous avez reçu. Pour finaliser votre inscription, vous prendrez le temps de répondre aux quelques questions demandées par MailChimp. Ensuite vous aurez accès à votre compte.

Prenez le temps de noter vos identifiants de connexion car par expérience, l’outil est un peu capricieux et de multiples échecs dans la connexion conduira à bloquer même temporairement votre compte.

Présentation générale de Mailchimp : tableau de bord

mailchimp-accueil-connexion  Le fonctionnement de MailChimp est assez simple. Il offre la possibilité aux entreprises et particuliers de créer et d’envoyer des newslettters à des personnes intéressées par vos produits et solutions. Vous avez donc depuis votre tableau de bord plusieurs onglets en haut à gauche :

Onglet Campaigns ( Campagnes ) qui correspond aux emails envoyés aux abonnés d’une List. Pour envoyer une premiere newsletter vous devez cliquer sur ” Créer une campagne ” pour la concevoir et ensuite l’envoyer.

Onglet Templates ( modèles ) correspond à un modèle de newsletter. Il s’agit d’un modèle dans la conception de votre newsletter qui sera utilisé lors de la création de campagnes. Vous prendrez le temps de créer vos templates pour éviter à chaque envoi de newsletter de partir de zéro.

Onglet Lists ( listes) vous permet d’accéder à vos listes de contacts et donc de les gérer. C’est dans ses listes que sont stockées toutes vos bases emails et donc tous vos abonnés à votre newsletter. Il est possible de créer autant de listes que l’on souhaite même si une seule liste principale peut suffire. Vous pouvez exploiter le potentiel des segments et des groupes pour segmenter vos bases emails.

Onglet Reports ( rapports) vous permettra d’avoir accès aux statistiques de vos campagnes pour analyser leur performance.

Onglet Content ( contenus) donne accès à l’ensemble des contenus ( visuels, illustrations) que vous utilisez lors de la conception de vos newsletters.

Créer des listes d’abonnés sur Mailchimp

mailchimp-listes-abonnes La première chose que vous devez faire sous Mailchimp et avant toute autre chose est de créer votre liste d’abonnés. Il faut créer un espace dans lequel seront stockés tous vos contacts et ensuite créer le formulaire d’inscription propre à cette liste. Il faut bien créer au préalable une liste d’abonnés pour qu’ils recoivent par la suite votre première campagne d’emails.

Précisons ici que l’on peut créer autant de listes d’abonnés que possible. Une pour vos clients, une pour votre site Web, une pour vos partenaires par exemple… à vous de voir.

Des que votre liste est créée, vous allez entrer un à un chaque adresse email de vos contacts ou bien procéder par un import direct de toutes les adresses email.

Vous devrez aussi fournir quelques informations relatives à votre liste : définir un nom, indiquer les informations qui s’afficheront dans le champ “de” ou “from” de l’email ( comme par exemple votre adresse email de contact, le nom de votre entreprise).

MailChimp vous demandera d’autres informations comme votre adresse pour répondre à des obligations légales. Si cet aspect vous rebute, vous pouvez toujours utiliser un service de domiciliation d’entreprise.

Quelques précisions :

Vous devez obtenir l’accord de vos contacts avant de les ajouter dans votre liste d’abonnés . En cas de doute, ecrivez leur pour les inviter à s’inscrire à votre newsletter et insérez dans le corps de l’email un lien vers le formulaire d’inscription.

Vous devez informer vos lecteurs des raisons pour lesquels ils recoivent votre newsletter. Dans la section « settings » de votre liste et sous « Remind People how they signed up your list Set » vous indiquerez par exemple : « Vous recevez ce mail d’informations car nous sommes en contact sur Linkedin ». Il est important de personnaliser ce champs.

Créer un formulaire d’inscription à vos listes d’abonnés

mailchimp-listes-formulaires-1 Vous venez de créer votre liste d’abonnés. A partir du tableau de bord, vous pouvez consulter à la fois les abonnés à votre liste mais aussi les statistiques.

Désormais il s’agit de créer le formulaire d’inscription à vos listes, formulaire qui sera intégré sur une des pages de votre site web ou pas.

Imaginons que vous souhaitiez créer un formulaire à partir d’une liste d’abonnés préexistante, vous cliquez sur Lists pour afficher les listes puis ensuite vous entrez le nom de la liste concerné à partir de laquelle il y a un formulaire à créer.

mailchimp-listes-formulaires-2Cliquez sur  « Signup forms » pour configurer le formulaire d’inscription à votre newsletter ….. puis sur « Form Builder »

A vous de préciser les informations suivantes :

Souhaitez vous laisser aux abonnés le choix ou non du format du courrier électronique ? texte brut ou html …

Mailchimp indique l’URL raccourci du formulaire d’inscription du type … http://eepurl.com/gf7821  … cette URL est à intégrer sur votre site Web, à la fin de vos articles de blog ou en signature de vos emails.

Ensuite vous avez trois onglets à savoir

« Build it »( pour construire et insérer les champs de votre newsletter ) : vous pouvez sélectionner ici les champs à remplir par la personne qui s’inscrit sur votre newsletter (nom, prénom, adresse email, site web ). Si vous demandez beaucoup d’informations, il y a un risque réel que les personnes ne s’inscrivent pas. Soyez succint !

« Design it »( pour définir les aspects visuels de votre Newsletter ) : cela concerne les couleurs du fonds, du haut et du bas de page et de l’entete entre autres.

mailchimp-listes-formulaires-4

« translate it  » ( pour traduire les champs dans la langue de votre choix ou procéder à une traduction automatique ) : en sélectionnant « auto translate » , « French » et  « set default language », vous avez la certitude que tous vos formulaires comme les emails de réponse seront traduits en français.

 

Sinon vous pouvez cliquer sur  « Signup forms » pour configurer le formulaire d’inscription à votre newsletter … puis sur « Embedded forms »  : vous pourrez personnaliser le formulaire d’inscription à votre newsletter. Un code HTML est généré et il ne vous reste plus qu’à l’insérer sur votre blog.

Ainsi si une personne se connecte sur votre site et s’inscrit via le formulaire que vous venez de créer, elle rejoindra votre liste d’abonnés.

Créer votre première campagne d’emails ( newsletter)

 Vous venez de créer votre liste d’abonnés ( avec la formule d’inscription qui correspond). Vous etes en mesure de créer votre première campagne d’informations autrement dit votre première newsletter auprés de vos abonnés que ceux ci aient été ajoutés par vos soins ou qu’ils viennent de s’inscrire à votre liste.

Commencez par choisir  « Campaign » « Create campaign » « Email » puis « Regular ». Mailchimp vous demande de donner un nom à votre campagne puis cliquez sur « Begin ».

Vous etes désormais situé(e) sur l’interface de création de Newsletter et un assistant vous accompagne pour la création de votre campagne avec 4 zones à valider :

mailchimp-campagne

To … pour identifier à qui vous allez envoyer votre newsletter

From … pour indiquer qui va envoyer cette newsletter

Subject … pour définir le sujet de la newsletter

Content … pour définir le contenu de votre newsletter

Des que tous les voyants sont au bleu ( vert), votre newsletter pourrra être envoyée.

 Créer une Newsletter à partir de vos flux RSS

 Vous pouvez aussi décider d’expédier une newsletter aprés chaque diffusion d’article sur votre blog. Pour cela, vous allez passer par les flux RSS.

Vous commencez d’abord par cliquer sur l’onglet « Campaigns » de votre tableau de bord puis sur « Create Campaign », une fenêtre s’ouvre et vous optez pour non pas regular mais « Automated » et enfin  « Share blog updates ».

mailchimp-campagne-fluxrss

Pour traduire  « Share blog updates » : partager les mises à jour de votre blog … en aidant vos contacts à suivre votre blog, envoyant de nouveaux messages directement dans leur boite de réception.

Ensuite vous donnez un nom à la campagne comme par exemple « Mise à jour de votre blog » .  Ce type de campagne a pour avantage de récuperer automatiquement via les flux RSS les derniers contenus de votre site Web et de les faire parvenir à vos contacts selon une fréquence que vous choisissez. Il peut etre utile de créer une liste d’abonnés spécifique pour ce type de campagne. A vous de voir.

mailchimp-campagne-fluxrss-feed

Passez à l’étape suivante qui consiste à sélectionner toute la liste ou un segment seulement. Les étapes successives sont situées en bas de page de la gauche vers la droite pour avancer vers la réalisation de votre news.

mailchimp-campagne-fluxrss-etapes

Dans « Setup » vous remplissez les champs nécessaires à votre newsletter comme :

  • titre de la newsletter : Partager les mises à jour de votre blog
  • sujet de votre newsletter : Posts from *|RSSFEED:TITLE|* for *|RSSFEED:DATE|*
  • Votre nom : Stephane Poignant
  • Votre adresse email: universityrh@gmail.com

Dans « Template » vous choisissez le thème graphique de votre newsletter. Comme c’est une newsletter basée sur un seul article, choisissez plutot un thème graphique simple avec un seul bloc d’informations comme ci dessous.

Avant modification (1) 

mailchimp-campagne-fluxrss-template

Aprés modification (2) 

mailchimp-campagne-fluxrss-template2

Rituel qui s’applique pour toutes les newsletters que vous expédiez, il est hautement recommandé de cliquer sur « Preview test »  pour prévisualiser votre newsletter avant de l’activer.  Cette manipulation vous permet de vérifier que les liens fonctionnent, que les images s’affichent correctement. Ensuite vous sélectionnez « Send a test email » puis vous recevrez par email pour une ultime vérification.

Pour modifier une dernière fois le contenu de la newsletter, vous pouvez cliquer à droite sur « RSS item Style » puis sur Custom en lieu et place de Excerpts … vous remplacerez par exemple Recent articles par Derniers articles entre autres …

Aprés modification (3) 

mailchimp-campagne-fluxrss-template3

Vous passez votre newsletter en mode preview pour vérifier que tout est OK et vous l’activez en cliquant sur « Start RSS »

Créer une serie d’emails automatiques sous Mailchimp: marketing automation

 L’avantage avec MailChimp est que l’outil est multi-usages. Vous pouvez vous en servir pour envoyer des newsletters, pour informer vos contacts des derniers articles de blogs et pour réaliser des landing pages.  Une autre fonctionnalité de Mailchimp est de pouvoir expédier vers chaque nouvel abonné une suite d’emails automatisés.

Séquencer les emails peut vous permettre par exemple de présenter votre activité via une série d’emails plus ou moins intrusifs avec comme finalité de proposer une prestation ou un produit à acheter. Les series d’emails sont essentiels dans le cadre d’une stratégie Webmarketing bien définie même si cette activité est chronophage et couteuse car vous devrez créer autant d’emails que de séquences.

Pour la mise en place d’une série d’emails automatique commencez par ouvrir Mailchimp puis allez dans « Create Campaign > Create an Email > Automated > Date Based > List added date.

mailchimp-campagne-automatise

Vous etes désormais connecté(e) sur Automation Builder : vous donnez un Nom à cette campagne d’emails automatisé en haut à droite dans Edit Workflow settings puis vous créez vos séquences d’emails automatisés en dessous. Imaginons que nous prévoyons deux emails pour cette campagne Automatisée, vous devez définir :

  • Trigger ( déclencheur) : X le nombre de jours aprés que les abonnés aient rejoint votre liste ( par exemple 1 )
  • Horaire à laquelle vous envoyez votre newsletter ( 9h par exemple)
  • Filtrer par segment ou bien la liste complète

mailchimp-campagne-automatise-trigger

Et c’est parti …

Analyser les résultats de votre campagne d’emails

 Vous venez d’expédier votre newsletter. Vous pouvez suivre les résultats statistiques de votre campagne à partir de l’onglet « Reports » : par exemple le nombre d’abonnés qui auront ouvert votre email, le nombre d’abonnés qui auront cliqué sur les liens présents dans votre campagne ainsi que d’autres insights significatifs comme les désabonné(e)s.

Toutes ces résultats sont à interpréter et même à comparer. Vous pourrez analyser les campagnes successives et voir celles qui auront réussies, celles qui ont échouées. Mailchimp permet aussi de faire des test A/B et d’effectuer des comparaisons pour un meilleur choix.

Mailchimp est en anglais … lexique Anglais / Francais 

 Vous …

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Consultant innovateur dans le domaine des RH et des TIC, Stéphane Poignant décrypte via sa plateforme, l’impact du digital et du numérique sur la fonction RH. Concepteur, formateur au CEPRECO (CCI de Lille), chez IFOCOP, CESI, PIGIER, il est chargé d'enseignement au CNAM de Lille. Stéphane Poignant a créé et a animé Indice RH, site Média de référence dans les Ressources Humaines durant une dizaine d’années.
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