Les cadres perdent en moyenne 10 jours par an en réunions inefficaces

Les cadres perdent en moyenne 10 jours par an en réunions inefficaces
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Les cadres perdent en moyenne 10 jours par an en réunions inefficaces

« La réunion de demain sera productive : quels formats privilégier ? » – résultats du baromètre annuel de Wisembly en partenariat avec l’IFOP

http://wellcom.fr/presse/wisembly/2016/03/cadres-perdent-moyenne-10-reunions-inefficaces/

Paris le 30 mars 2016 – Wisembly, partenaire clé des entreprises en tant que spécialiste du travail collaboratif et éditeur d’une solution web & mobile en mode SaaS, présente ce jour les résultats de la 3ème édition de son baromètre annuel réalisé en partenariat avec l’IFOP, sur le thème « La réunion de demain sera productive : quels formats privilégier ? ». Premier constat : la situation ne s’améliore pas pour les Français qui passent toujours autant de temps en réunion. Un format dont l’efficacité est de plus en plus questionnée par les collaborateurs. Manque d’interactivité, liberté de parole limitée … Des freins de plus en plus pointés du doigt par ces derniers. Cependant, les cadres estiment que la réunion reste indispensable en entreprise du fait des décisions importantes prises lors de ces évènements. Afin de maximiser la productivité des réunions, de nouveaux formats et outils plus digitaux séduisent de plus en plus de cadres.

Les principaux enseignements de l’édition 2016

 

  • Les cadres passent en moyenne 5 semaines (soit 24 jours) par an en réunion. Dont 2 semaines en réunions inefficaces.
  • Chez les cadres, 42% des réunions en moyenne sont inefficaces.
  • Si la réunion reste le format le plus efficace pour la prise de décision pour 62% des sondés, d’autres formats et moyens d’échanges sont plébiscités : stand-up meetings, logiciels collaboratifs, visioconférences.

 

  • 56% des cadres français rencontrent des difficultés à prendre la parole en réunion.

 

Des agendas toujours aussi trustés par les réunions

Le phénomène de la réunionite aigue frappe toujours autant les entreprises françaises.

Selon l’enquête, 43% des cadres français ont entre 2 et 4 réunions par semaine. Un cadre sur quatre (24%) assisterait à un minimum de 5 réunions par semaine.

 

Sur la durée, la moyenne est estimée à 1h20. Au global, cela représenterait pas moins de 5 semaines de travail par an (soit 24 jours par an). Pour 40% des collaborateurs, la durée moyenne va au-delà d’1h30.

 

La fréquence des réunions auxquelles assistent les cadres se révèle très liée au secteur de leur entreprise et au domaine d’activité dans lequel ils exercent. Egalement, plus le salaire des cadres est élevé, plus les réunions sont fréquentes (34% des cadres touchant plus de 50 000 euros participent à plus de 5 réunions par semaine contre 19% pour les moins de 50 000 euros bruts annuels).

 

Top 3 des secteurs d’activité les plus en réunion :

  1. Industrie
  2. Services
  3. Commerce et transport

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Une efficacité remise en question

 

Selon les cadres, la réunion reste le premier outil pour prendre des décisions et faire avancer les projets.

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Wisembly dévoile que 35% des cadres trouvent que la moitié des réunions auxquelles ils assistent sont inefficaces. Une dépréciation encore plus forte pour 22% d’entre eux qui considèrent que moins d’une réunion sur quatre à laquelle ils participent est vraiment efficace !

 

Par ailleurs, en mettant en parallèle la durée moyenne des réunions et le degré de productivité de ces dernières, Wisembly observe que plus les réunions sont courtes et rares (1 réunion par semaine d’une durée de 28 minutes), plus elles sont toutes jugées efficaces et productives.

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La taille des organisations semble jouer un rôle important dans la perception de l’efficacité des réunions. Ainsi, il semble que plus l’entreprise est grande, moins les réunions sont perçues comme efficaces.

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D’autres facteurs nuisent à la productivité des réunions, tels que les freins que rencontrent les cadres lorsqu’ils souhaitent prendre la parole. Ils sont d’ailleurs 56% à affirmer rencontrer des difficultés pour prendre la parole en réunion. Un chiffre qui varie fortement selon le domaine d’activité du cadre : le chiffre s’élève en effet à 62% pour les ressources humaines et services opérationnels, et à 61% pour le département communication/ marketing. A l’inverse, les cadres présents dans les instances de direction (du type Comex) sont  ceux qui ont le moins de difficultés à prendre la parole lors des réunions (38%).

 

Les raisons invoquées face à la difficulté de prendre la parole en réunion sont multiples :

  • Près de 20% estiment que leurs collègues monopolisent beaucoup la parole: un ressenti partagé par une majorité de cadres du domaine de l’éducation (27%);
  • 17% s’autocensurent pour ne pas créer de conflits ou faire de mauvais esprit :un score qui monte à 21%pour les cadres issus de services opérationnels achats ;
  • 16% ne se sentent pas libre de dire ce qu’ils pensent réellement: une difficulté majoritairement ressentie par les cadres de la finance et des achats (22%) ;
  • Plus d’un participant sur 10 (12%) assiste à une réunion qui ne le concerne pas. Et il semble que les erreurs de casting sont trois fois plus susceptibles d’arriver pour les grands groupes(15% pour les structures de plus de 500 salariés contre 4% pour celles de moins de 50).

Un participant sur 10 sait qu’il ne sera pas écouté, quoi qu’il puisse dire. Un frein qui semble de moins en moins ressenti à mesure que le niveau de rémunération s’élève : 13% pour les salaires de 50 000 à moins de 55 000 euros bruts annuels, 10% pour ceux de 55 000 à moins de 60 000 euros, 4% pour ceux de 60 000 à moins de 75 000 euros, et enfin seulement 3% pour les salaires de plus de 75 000 euros.

 

Quels formats et moyens d’échanges pour des réunions productives ?

 

Même si de nombreux freins à la productivité lui sont attachés, la réunion physique reste un format de prédilection pour une majorité de cadres. Ils sont 62% à y avoir recours pour faire avancer leur projet et 36% à la désigner comme le format le plus efficace.

Le baromètre met également en lumière que plus d’un cadre sur trois (34%) prend des décisions importantes par échanges de mails concrétisés par une réunion.

 

Mais il n’en demeure pas moins que des modalités de réunion plus innovantes trouvent un certain écho, à l’instar des stand-up meeting (selon 11% des cadres interrogés), des visio-conférences (selon 8% des répondants)  et des logiciels de gestion de projets partagés (selon 8% d’entre eux).

 

 « Ce n’est pas la fin des réunions ! Les cadres français insistent une fois de plus sur le fait qu’il est important de se réunir pour avancer. En revanche il est clair qu’il faut inverser la tendance : ils refusent en bloc les formats archaïques, les problèmes d’organisation ou de timing et plébiscitent en revanche des nouveaux formats ou des solutions digitales qui leur permettraient de mieux exprimer leurs idées tout en passant moins de temps en réunion » détaille Romain David, fondateur de Wisembly.

 

Méthodologie :

Le sondage a été mené en ligne du 9 au 14 mars 2016 auprès de 1.001 personnes représentatives de la population cadre, selon la méthode des quotas.

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Consultant innovateur dans le domaine des RH et des TIC, Stéphane Poignant décrypte via sa plateforme, l’impact du digital et du numérique sur la fonction RH. Concepteur, formateur au CEPRECO (CCI de Lille), chez IFOCOP, CESI, PIGIER, il est chargé d'enseignement au CNAM de Lille. Stéphane Poignant a créé et a animé Indice RH, site Média de référence dans les Ressources Humaines durant une dizaine d’années.